Un Chargé d’accueil (H/F)

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Référence de l'offre : 117-2021-RSS

Dans cette page

Présentation

Rattachement hiérarchique : Cheffe du Service Courrier, dématérialisation et accueil

MISSIONS / ACTIVITES :

Activités quotidiennes

  • Accueillir et orienter le public vers les services compétents,
  • Réceptionner, identifier et orienter les demandes téléphoniques,
  • Signaler tout incident ou toute dégradation et prendre les mesures d’urgence qui s’imposent,
  • Surveiller les entrées de véhicules extérieurs à l’Agglomération et signaler tout stationnement suspect,
  • Gérer les pools vélos et véhicules légers (consultation et réservation, mise à disposition, statistiques sur l’utilisation des véhicules et des vélos),
  • Veiller à la propreté du hall et de l’entrée à proximité du poste accueil,
  • Assurer diverses tâches administratives (secrétariat du service, etc.),
  • Tenir et contrôler le planning des salles de réunion et de la salle du Conseil, préparer les salles.

Activités spécifiques

  • Réceptionner les plis d’appels d’offres contre récépissé,
  • Réceptionner les livraisons, colis, etc. en relation avec les services concernés,
  • Surveiller et contrôler les accès,
  • Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes, des biens et des locaux (plan VIGIPIRATE, etc.),
  • Contrôler, actualiser et ranger les documents mis à disposition des visiteurs dans le hall,
  • Actualiser, gérer et diffuser un fond de documentation (répertoires téléphoniques, etc.),
  • Gérer la documentation du standard et mettre à jour les consignes à appliquer dans le cadre de l’accueil du public et la liste téléphonique dans le cadre de la procédure d’alerte,
  • Gérer la téléphonie en relation avec les services concernés de l’Agglomération (être référent concernant l’utilisation de Shoretel),
  • Assurer en tant que de besoin la suppléance du concierge (ouverture et fermeture du site).

QUALIFICATIONS / EXPERIENCES :

  • Connaître les techniques d’accueil et de communication,
  • Avoir une bonne maîtrise de l’expression orale,
  • Maîtriser le maniement d’un standard téléphonique,
  • Connaître les applications bureautiques (Word, Excel, Outlook, etc.) utilisées en secrétariat,
  • Analyser et gérer rapidement des demandes d’informations,
  • Avoir une parfaite connaissance du fonctionnement et de l’organisation de la CAPB,
  • Donner une bonne image de l’institution par son expression et sa présentation,
  • Être capable de travailler en équipe,
  • Être capable d’organiser son travail,
  • Être autonome et savoir faire preuve d’initiative,
  • Savoir s’adapter à la diversité des interlocuteurs et des situations,
  • Qualité d’écoute,
  • Maîtrise de soi, discrétion, disponibilité, polyvalence.

CARACTERISTIQUES DU POSTE :

  • Cadre d’emplois des Adjoints Administratifs territoriaux,
  • Emploi permanent à temps complet,
  • Poste à pourvoir dès que possible,
  • Travail en bureau, horaires fixes,
  • Poste basé au siège de la Communauté d’Agglomération, à la Maison de la Communauté Côte Basque Adour à Bayonne.

Les candidatures sont à adresser uniquement par mail à :

Mr le Président de la Communauté d’Agglomération Pays Basque, Direction des Ressources Humaines, Service Gestion des Emplois et Compétences,

à recrutement@communaute-paysbasque.fr

En précisant la référence 117-2021-RSS

Au plus tard le vendredi 22 octobre 2021

Ou via le formulaire ci-dessous

Filière

Administrative

Catégorie

Catégorie C

Type de contrat

Fonction publique

117-2021-RSS
Formulaire de candidature

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